Cobranza y suscripciones

¿Qué hace?

Cobranza es la pantalla donde el Titular ve y paga el abono de su organización. Cada organización tiene una suscripción con un plan y un próximo vencimiento, y el sistema se ocupa de todo el ciclo de cobro sin que tengas que estar atento al calendario:

• Genera la factura automáticamente cuando se acerca el vencimiento.
• Avisa con tiempo, con un cartel en pantalla y un email al Titular, cuando una factura está por vencer, vencida o cuando el servicio queda suspendido.
• Permite pagar online por MercadoPago o subir un comprobante de transferencia bancaria.
• Emite un recibo en PDF por cada pago confirmado.
• Bloquea las operaciones sólo cuando hay deuda y ya pasó el período de gracia, de forma gradual y avisada.

No es factura electrónica AFIP. Los recibos que emite el sistema son comprobantes internos del abono. La facturación A/B/C se gestiona por fuera (por ejemplo, con tu sistema contable). El recibo lo dice de forma explícita para que no haya confusión.

Planes y suscripciones

Tu organización tiene asignado un plan del catálogo, con su precio mensual y su precio anual. La suscripción vincula tu organización con ese plan y define si el período es mensual o anual.

El precio y las condiciones pueden ajustarse por organización cuando se negoció un valor distinto al de lista: tu suscripción puede llevar un precio o un esquema de cuotas propio sin tener que tocar el plan general.

Algunos planes definen topes (cantidad de usuarios, puestos, personas o registros por día o por mes). Por defecto esos topes son informativos —te muestran cuánto estás usando— y sólo actúan como límite si el plan así lo establece.

Estados del servicio

El estado se calcula solo, a partir del vencimiento de tu próxima factura. Lo verás reflejado en un cartel arriba de la pantalla:

La cantidad de días de aviso previo y el período de gracia son ajustables según la operación de cada cliente.

Avisos automáticos

Una vez al día, el sistema revisa tu suscripción y, sin que nadie intervenga:

1. Genera la próxima factura si entra en la ventana de aviso.
2. Manda un email al Titular en cada cambio de estado: factura creada, próxima a vencer, vencida, suspendida o pago confirmado.
3. Mantiene actualizado el estado (Activa / Vencida / Suspendida) para que el panel siempre muestre la situación real.

Cada aviso se envía una sola vez por estado, así no recibís correos repetidos por la misma situación.

Recordatorios de mora. Además del aviso único de "factura vencida", se pueden configurar recordatorios extra en días puntuales de atraso (por ejemplo, a los 3, 5 y 7 días). Cada recordatorio se manda como máximo una vez. Si no se configuran, no hay recordatorios adicionales.

Pagar por MercadoPago

Desde la pantalla de cobranza, el Titular elige el medio de pago y, si opta por MercadoPago:

1. El sistema arma el pago y te lleva al checkout de MercadoPago.
2. Pagás con tarjeta, dinero en cuenta, RapiPago, Pago Fácil, etc.
3. MercadoPago le avisa al sistema cuando el pago se confirma, y el sistema vuelve a verificarlo contra MercadoPago como control adicional —nunca da por pagado algo sin confirmarlo en la fuente.
4. Si el pago se aprobó: la factura pasa a Pagada, el próximo vencimiento avanza un período y te llega el recibo en PDF por email.

El pago en efectivo (Pago Fácil / RapiPago) ya viene incluido. MercadoPago ofrece todo el menú de medios de pago, incluidos los cupones para pagar en efectivo en una sucursal. Estos pagos son diferidos: primero se genera el cupón y la confirmación llega recién cuando el comprador paga en la sucursal (horas o días después). El sistema maneja las dos etapas solo. Para habilitarlos alcanza con activarlos en la cuenta de MercadoPago del cobrador.

Checkouts abandonados. Si arrancás un pago y no lo completás, el sistema limpia solo ese intento pendiente al día siguiente. Los cupones de efectivo, que sí están en curso, no se descartan. Y si volvés a clickear "Pagar", se reutiliza el intento pendiente en vez de acumular varios.

Pagar por transferencia

La alternativa cuando MercadoPago no aplica (montos grandes, costumbre del cliente):

1. El Titular ve los datos bancarios (CBU, alias, titular) en la pantalla de cobranza.
2. Transfiere desde su banco y sube el comprobante (imagen JPG, PNG o WEBP, o PDF, hasta 5 MB).
3. Opcionalmente agrega un número de referencia y notas.
4. El equipo de la plataforma recibe el aviso, revisa el comprobante y confirma (o rechaza) el pago.
5. Al confirmarse: la factura pasa a Pagada, el próximo vencimiento avanza y te llega el email de confirmación con el recibo en PDF adjunto.

Recibos en PDF

Por cada pago confirmado el sistema genera un comprobante en PDF (A4) que podés descargar desde el historial de facturas. Incluye:

• El número de recibo y el de la factura.
• El período facturado, el vencimiento y el monto.
• El medio de pago y la referencia (identificador de MercadoPago o número de transferencia).
• La aclaración explícita de que no es factura electrónica AFIP.

Quién hace qué

Los Supervisores y Operadores ven los carteles de estado y pueden descargar recibos del historial, pero no pueden iniciar pagos. Esa responsabilidad queda atada al rol Titular (ver Usuarios y roles).

Sobre la factura electrónica AFIP

Hoy el sistema emite recibos internos con la aclaración de que no son factura AFIP. La integración con la facturación electrónica de ARCA está prevista y se activará cuando estén disponibles las credenciales correspondientes; mientras tanto, la facturación fiscal se lleva por fuera.

Cada organización ve solo lo suyo

Todo está separado por organización: una organización jamás ve las facturas, los pagos ni los topes de otra. Los pagos de MercadoPago también se validan contra la organización a la que corresponden, para que no haya cruces entre clientes.

Términos comerciales

Las cláusulas comerciales completas (planes, precios, mora, suspensión, baja, propiedad intelectual, jurisdicción) están en los Términos y Condiciones del Servicio. El tratamiento de los datos personales que cada organización carga en el sistema se regula en el Anexo II — DPA.