Totem

¿Qué hace?

El Totem es una pantalla de kiosko —una tablet o una PC con un lector de códigos— que se coloca en una entrada para que la propia persona escanee y reciba confirmación al instante. Con un solo lector reconoce todos los códigos que genera la plataforma: no hace falta una pantalla distinta para cada cosa. La persona acerca su código, el totem detecta de qué se trata y registra el movimiento correcto.

Reconoce:

• El DNI (de barras o electrónico) → registra el ingreso o egreso de control de acceso.
• El QR de salida del comprobante de ingreso → registra la salida.
• El pase de visita → hace el check-in de la visita y muestra si está permitida o no.
• El QR de fichada del empleado → registra la fichada.

Es la herramienta pensada para el público y el flujo de alto volumen en una entrada. Para la operación de escritorio (con estadísticas, comentarios e impresión) está el escaneo de DNI del operador.

La fichada del empleado desde su teléfono

Además de leer el DNI, el totem permite que el empleado muestre su propio QR de fichada desde la app del portal y lo acerque al lector. Ese QR se renueva aproximadamente cada minuto y es de un solo uso: una captura de pantalla vieja no sirve para fichar, lo que evita que alguien fiche por otra persona.

Como el totem es un dispositivo fijo y de confianza en la sede, la fichada por totem no pide ubicación ni selfie (a diferencia de cuando el empleado ficha con su teléfono desde la calle): estar parado frente al totem y el código de un solo uso son la prueba.

Cómo se ve en pantalla

En reposo, el totem muestra el logo y el nombre de tu organización, un reloj grande y el aviso para escanear. Un lector de códigos hace todo el trabajo: la persona no necesita tocar nada.

Después de cada escaneo, la pantalla se llena con:

• La foto de la persona (o sus iniciales si no tiene foto cargada).
• Un saludo grande: "Bienvenido/a" al entrar, "Hasta luego" al salir.
• El nombre completo y la hora del registro. En las salidas, además, las horas trabajadas desde el último ingreso.
• Un color de fondo que se entiende de lejos: verde para ingresos, naranja para egresos, rojo para errores.
• Un sonido distinto para ingreso, egreso y error.

A los pocos segundos la pantalla vuelve sola al estado de espera, lista para la próxima persona. Sin intervención del operador.

Cómo se configura

La primera vez, el operador elige la sede (a la que se anclan las fichadas de empleados) y el puesto (con el que se sellan los registros de control de acceso). Después la pantalla queda en modo kiosko a pantalla completa, lista para escanear.

El puesto se elige una sola vez y no aparece la opción de cambiarlo en la pantalla principal, para que el público no pueda alterar la configuración. Para reconfigurarlo, el operador usa un atajo de teclado (Ctrl/Cmd + Shift + S) que abre de nuevo la pantalla de configuración, o simplemente vuelve a abrir el totem.

Qué necesita

El Totem aprovecha los módulos que ya tengas activos:

• El control de acceso por DNI funciona siempre.
• Para los pases de visita, necesitás el módulo de Visitas activo.
• Para las fichadas de empleados, el módulo de Asistencia.

Si una persona escanea un código de un módulo que no está activo, el totem lo avisa en pantalla en lugar de registrar algo incorrecto.

Seguridad y orden

• Las personas desconocidas no se crean desde el totem: si el DNI no está en tu base, el visitante recibe el aviso de pasar por recepción a registrarse. Así el público no puede cargar datos arbitrarios.
• Un código de otra empresa es rechazado con un mensaje claro.
• Si la configuración guardada quedó desactualizada, el totem vuelve solo a la pantalla de configuración en vez de mostrar datos inconsistentes.

Recomendaciones para instalarlo

• Tablet o PC dedicada con una pantalla de buen tamaño para que se lea de lejos.
• Lector de códigos por USB del tipo que "escribe y da Enter" (cualquier modelo común de comercio sirve, sin instalar nada).
• Navegador en modo kiosko y pantalla completa, para que nada interrumpa el flujo y el público no pueda navegar a otro lado.
• Sin teclado ni mouse a la vista: el lector hace todo; la persona solo acerca su código.

Para qué NO sirve

• La operación de escritorio del operador (estadísticas, comentarios, impresión): para eso está el escaneo de DNI estándar.
• Imprimir el pase de visita: el totem no emite comprobantes; el pase con QR se imprime al ingresar desde la pantalla del operador.
• Dar de alta personas nuevas: las altas se hacen desde la app del operador.
• Auditar o editar registros: para eso está la lista de registros.