Invitaciones de visitas

¿Qué hace?

Las invitaciones de visitas resuelven el ingreso de visitantes en barrios privados, edificios y consorcios. En lugar de anotar a cada visita en un cuaderno o llamar por portero, el propietario genera una invitación y su visita recibe por email un pase con código QR. Cuando la visita llega, el guardia escanea ese QR y el sistema le dice al instante si puede pasar.

Las dos formas de invitar

Quien genera la invitación (el propietario desde su portal, o el personal del barrio en su nombre) puede elegir entre dos modos:

• Cargar los datos de la visita: se completan el nombre y el correo de la visita (el documento es opcional). El pase queda activo de inmediato y el QR se envía por email.
• Enviar un formulario para que lo complete la visita: solo se carga el correo de la visita. La persona recibe un email con un enlace, completa sus propios datos y, al terminar, recibe su pase con QR. Útil cuando el propietario no tiene a mano los datos de su invitado.

En ambos casos el final es el mismo: un pase activo con QR que la visita muestra desde el celular en la entrada.

El pase y su validez

Cada invitación define hasta cuándo y cuántas veces sirve. Las opciones están pensadas para cubrir desde una visita puntual hasta personal recurrente:

• Permanencia: válido por 30, 60 o 90 días, o sin restricción (sin vencimiento).
• Un solo uso: el pase se consume con el primer ingreso (ideal para una visita única).
• Cantidad de usos: un tope opcional de ingresos permitidos.
• Visita permanente: un interruptor para casos recurrentes (por ejemplo, personal de servicio). No vence ni tiene límite de usos, y oculta las opciones anteriores porque no aplican.

El recorrido completo

1. El propietario (o el personal del barrio) genera la invitación eligiendo el modo y la validez.
2. La visita recibe el email: con el pase directamente, o con el formulario a completar.
3. La visita abre su pase en el celular, donde se ve el código QR y los datos del ingreso.
4. En la entrada, el guardia escanea el QR y el sistema responde permitir o denegar. El detalle del control en la entrada está en la función de Check-in de visitas.

El QR sirve también en el totem

El mismo código QR del pase es el que lee el totem de autoatención. Si el barrio o edificio tiene un totem en la entrada, la visita puede acercar su pase al lector y hacer el check-in sola, sin pasar por el guardia: el totem detecta que es un pase de visita, valida la invitación y muestra en pantalla si está permitida o denegada. Es el mismo lector que reconoce DNI y fichadas de empleados, así que no hace falta un dispositivo aparte para las visitas.

Revocar una invitación

Una invitación puede revocarse en cualquier momento. A partir de ahí, el pase deja de funcionar y el guardia (o el totem) verá el ingreso denegado, aunque la visita todavía conserve el email.

Seguimiento de movimientos

La lista de invitaciones muestra de un vistazo la validez de cada pase (válido desde / válido hasta, o Permanente cuando no vence) y la fecha del último uso, para saber si una invitación ya se usó y cuándo.

Para auditar el ingreso y egreso en detalle está la pantalla Movimientos, que reúne en una sola tabla todas las entradas y salidas de visitas y proveedores. Se puede filtrar por rango de fechas, tipo de movimiento (entrada o salida), tipo de visitante (visita o proveedor) y búsqueda por nombre, para reconstruir quién estuvo y cuándo. Los ingresos de proveedores —generados desde la pre-registración de proveedores— producen las mismas filas, así que Movimientos es la vista única de todo lo que entra y sale del establecimiento.

Cómo se conecta con el resto

• Los propietarios y sus unidades se administran en la función de Propietarios y unidades.
• Los propietarios generan sus propias invitaciones desde el Portal de propietarios.
• El ingreso de la visita queda registrado y, cuando la visita ya estaba identificada con su documento, también aparece junto al resto de los movimientos del establecimiento.

Privacidad y seguridad

El código de cada pase es único e impredecible: una visita no puede adivinar el pase de otra. Además, el pase de un establecimiento no sirve en otro: cada barrio o consorcio ve y valida únicamente sus propias invitaciones.